Personvern

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Arbeidstilsynet samler inn og bruker personopplysninger. Arbeidstilsynet, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. 

Behandling av personopplysninger på www.arbeidstilsynet.no

Nettredaktøren har det daglige ansvaret for Arbeidstilsynets behandling av personopplysninger på arbeidstilsynet.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel for å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Itera er Arbeidstilsynets databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Itera er også vår driftsleverandør for arbeidstilsynet.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Arbeidstilsynet og Itera som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Arbeidstilsynet og Itera regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Arbeidstilsynet samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på arbeidstilsynet.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at alle data slås sammen til en gruppe og behandles altså ikke individuelt.

Vi bruker analyseverktøyene Google Analytics og Siteimprove på vårt nettsted.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på arbeidstilsynet.no:

• Analyseverktøyet Google Analytics plasserer to informasjonskapsler på din maskin (disse begynner med _pk_id og _pk_ses). Dette gjøres for at vi skal kunne samle inn statistikk, og slettes etter 90 dager. Du kan lese mer om nettstatistikk over.
• Arbeidstilsynet bruker også Siteimprove som statistikkverktøy for nettstedet. Arbeidstilsynet bruker dette for å forbedre kvaliteten på nettsidene. Cookien genererer en randomisert ID for å kjenne igjen browseren, samler ingen personlig informasjon og brukes kun til webstatistikk.
• Hvis du fyller ut skjemaet «Fant du det du lette etter?» plasseres det en informasjonskapsel på din maskin (EPiForm). Denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg, og slettes automatisk etter 90 dager.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Søk

Arbeidstilsynet lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet Find. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene. 

«Fant du det du lette etter?» - tilbakemeldingsfunksjon

Nederst i noen av artiklene på nettstedet finner du en funksjon der du kan gi tilbakemelding på om du fant informasjonen du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Bruker du denne funksjonen, legges det igjen en FormCookie på datamaskinen din. Denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg. Tilbakemeldingen du sender oss lagres i vår database.

Funksjonen brukes ikke til veiledning, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg om å ikke registrere sensitiv informasjon, ettersom funksjonen ikke er sikret (kryptert).

Nyhetsbrev

Arbeidstilsynet sender normalt ut nyhetsbrev 1-2 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv lenger.

Tipsløsningen

Arbeidstilsynet etterspør navn, telefonnummer og epostadresse. Det er frivillig å oppgi kontaktinformasjon.

Alle som varsler Arbeidstilsynet har krav på å få være anonym (kildevern).

Dine personopplysninger brukes kun i vurderingen og oppfølgingen av ditt tips. Det er kun saksbehandlere, ledere og inspektører som har tilgang til opplysningene. Hvis vi finner ut at  Arbeidstilsynet ikke er den rette myndigheten for å kunne følge opp ditt tips, vil vi kunne videresende ditt tips til riktig offentlig myndighet.

Der du eller andre ber om innsyn i hvordan Arbeidstilsynet har fulgt opp tips, så vil vi gjøre en vurdering av hvilken informasjon vi kan gi ut, dette for å ivareta din anonymitet.

For å kunne følge opp et tips kan det i noen tilfeller være nødvendig å bruke informasjon som kan avsløre hvem tipser er. For eksempel hvis det bare er én eller få personer som kan ha gitt oss opplysningene. Hvis du gir Arbeidstilsynet lov til å bruke navnet ditt når vi er i kontakt med virksomhet du har tipset om, kan vi likevel følge opp slike tips. Tipsers identitet vil kun komme frem dersom det er helt nødvendig for at Arbeidstilsynet skal kunne følge opp saken.

Arbeidstilsynet vil bruke mottatte tips i risikovurdering av arbeidsmiljøsituasjonen. Men dine personopplysninger vil ikke brukes i en slik vurdering. All innsamling og behandling av personopplysninger i vår regi skjer i samsvar med kravene i personopplysningsloven.

Saksbehandling og arkiv

Arbeidstilsynet bruker ePhorte som arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring elektronisk lagring av dokumenter. ePhorte er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Evry som følger offentlige standarder (NOARK). Leder av dokumentsenteret er delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette.

Arbeidstilsynet behandler personopplysninger for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningslov, forvaltningslov, offentlighetslov og arkivlov.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i tråd med arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Datatilsynet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17).

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Arbeidstilsynet er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

I offentlighetsforskriften § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i OEP når innførselen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart (arkivert). Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres og kvitteres ut i eget skjema. Skjemaet blir journalført ved årets slutt, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får en slik forespørsel.

E-post og telefon

Arbeidstilsynet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter arbeidsmiljølov og forvaltningslov. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Arbeidstilsynets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post normalt er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

Besøk i Arbeidstilsynets lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for eventuelt å ta inn kursavgift.

Vi benytter for tiden ulike leverandører av slike tjenester, og henviser til egne personvernerklæringer på disse sidene.

Liste over besøkende

Når du besøker Arbeidstilsynets lokaler kan vi be deg om å oppgi navn, telefonnummer, epost og evt arbeidsgiver. Dette gjør vi av sikkerhetsmessige årsaker. Opplysningene oppbevares maks to år etter besøket.

Kamera i porttelefon

På noen inngangspartier hos Arbeidstilsynets kontorer er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Opplysninger om ansatte

Arbeidstilsynet behandler personopplysninger om sine medarbeidere for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f).  Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i Arbeidstilsynets postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. Journalopplysninger slettes ikke, men er skjermet i offentlig elektronisk postjournal (dvs. personnavn/navn på søker fremkommer ikke).

Unntak:

• Alle stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå bevares.
• Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

Innsamling av data til Arbeidstilsynets fagsystemer

Arbeidstilsynet samler inn dokumentasjon og personopplysninger i forbindelse med tilsyn og godkjenningsordninger. Behandlingsgrunnlag for dette er personopplysningsloven § 8 og arbeidsmiljøloven § 5-2 og 5-3.

Logging i Arbeidstilsynets fagsystemer

Arbeidstilsynet har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personvernloven har blant annet følgende lover betydning for Arbeidstilsynets behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Arbeidstilsynet praktiserer meroffentlighet, det vil si at tilsynet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Arbeidstilsynet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Arbeidstilsynet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Arbeidstilsynets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Arbeidstilsynet ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: post@arbeidstilsynet.no

Telefon: +47 73 19 97 00

Postadresse: Postboks 4720 Torgarden, 7468 Trondheim