Personvern og informasjonskapsler

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Arbeidstilsynet samler inn og bruker personopplysninger.

Arbeidstilsynet, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn personopplysninger og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.

Behandling av personopplysninger på www.arbeidstilsynet.no

Nettredaktøren har det daglige ansvaret for Arbeidstilsynets behandlinger av personopplysninger på arbeidstilsynet.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for deg som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel for å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Itera er databehandler for Arbeidstilsynets nettsider, og er leverandøren vår for utvikling og vedlikehold av nettstedet.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Arbeidstilsynet og Itera som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Arbeidstilsynet og Itera regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Arbeidstilsynet samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på arbeidstilsynet.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempel på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandler vi i avidentifisert og aggregert form. Avidentifisert betyr at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at alle data slås sammen til en gruppe og behandles altså ikke individuelt.

Vi bruker analyseverktøyene Google Analytics og Siteimprove på nettstedet vårt.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen din når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre brukeren både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Vi bruker følgende informasjonskapsler på arbeidstilsynet.no:

• Analyseverktøyet Google Analytics plasserer to informasjonskapsler på datamaskinen din (disse begynner med _pk_id og _pk_ses). Det gjør at vi kan samle inn statistikk, og informasjonskapslene slettes etter 90 dager. Du kan lese mer om nettstatistikk over.
• Analyseverktøyet Siteimprove.
• Vår publiseringsløsning (Episerver) plasserer også to informasjonskapsler på datamaskinen din (EPiForm_BID og EPiForm_VisitorIdentifier). De brukes i forbindelse med innsending av skjemaer, og blir slettet etter 90 dager.
• Hvis du fyller ut skjemaet «Fant du det du lette etter?», plasseres det en informasjonskapsel på datamaskinen din (EPiForm). Den kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg, og slettes automatisk etter 90 dager. Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Søk

Arbeidstilsynet lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet Find. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

«Fant du det du lette etter?» — tilbakemeldingsfunksjon

Nederst i noen av artiklene på nettstedet finner du en funksjon der du kan gi tilbakemelding på om du fant informasjonen du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Bruker du denne funksjonen, legges det igjen en FormCookie på datamaskinen din. Den kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg. Tilbakemeldingen du sender oss, lagres i databasen vår.

Denne funksjonen bruker vi ikke til veiledning, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg om å ikke registrere sensitiv informasjon, ettersom funksjonen ikke er sikret (kryptert).

Nyhetsbrev

Arbeidstilsynet sender normalt ut nyhetsbrev 1—2 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende deg e-post, må du registrere en e-postadresse. E-postadressen blir lagret i en egen database og den blir ikke delt med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv lenger.

Tipsløsningen

I tipsløsningen spør vi etter navn, telefonnummer og e-postadresse. Det er frivillig å oppgi kontaktinformasjon.

Alle som varsler Arbeidstilsynet, har krav på å være anonym (kildevern).

Personopplysningene dine brukes kun i vurderingen og oppfølgingen av tipset ditt. Det er kun saksbehandlere, ledere og inspektører som har tilgang til opplysningene. Hvis vi finner ut at Arbeidstilsynet ikke er den rette myndigheten for å følge opp tipset ditt, kan vi videresende tipset ditt til riktig offentlig myndighet.

Der du eller andre ber om innsyn i hvordan Arbeidstilsynet har fulgt opp tips, vil vi gjøre en vurdering av hvilken informasjon vi kan gi ut for å ivareta anonymiteten din.

For å kunne følge opp et tips kan det i noen tilfeller være nødvendig å bruke informasjon som kan avsløre hvem tipser er.

For eksempel hvis det bare er én eller få personer som kan ha gitt oss opplysningene. Hvis du gir Arbeidstilsynet lov til å bruke navnet ditt når vi er i kontakt med virksomhet du har tipset om, kan vi likevel følge opp slike tips. Tipsers identitet vil kun komme frem dersom det er helt nødvendig for at Arbeidstilsynet skal kunne følge opp saken.

Arbeidstilsynet vil bruke mottatte tips i risikovurdering av arbeidsmiljøsituasjonen. Men personopplysningene dine vil ikke bli brukt i en slik vurdering. All innsamling og behandling av personopplysninger i vår regi skjer i samsvar med kravene i personopplysningsloven.

Varslingsrutinen

Vi lagrer e-postadressen din og all informasjon du legger inn i varslingsrutinen i 6 måneder for at du skal kunne jobbe med rutinen over lengre tid. Du kan selv slette denne informasjonen når som helst ved hjelp av lenken du får tilsendt på e-post når du registrerer deg. Du kan også be Arbeidstilsynet om å slette den.

Saksbehandling og arkiv

Arbeidstilsynet bruker Elements som arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Elements er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Sikri, som følger offentlig standard for dokumentasjonsforvaltning (NOARK). Leder av dokumentsenteret er delegert det daglige ansvaret for systemet og dokumentforvaltning, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av Elements.

Arbeidstilsynet behandler personopplysninger for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter blant annet personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven, arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter, allmenngjøringsloven med tilhørende forskrifter og arkivloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som går fram av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i tråd med arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av saksbehandlingen henter Arbeidstilsynet i noen tilfeller inn opplysninger fra andre etater på eget initiativ dersom det er hjemmel for dette (f.eks. forvaltningsloven § 17).

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Arbeidstilsynet er pålagt å gjøre våre offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på internett. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

I offentlighetsforskriften § 7 andre ledd, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal gå fram av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet (blant annet taushetsbelagte opplysninger). Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i OEP når innførselen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart (arkivert). Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres og kvitteres ut i eget skjema. Skjemaet blir journalført ved slutten av året, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får en slik forespørsel.

E-post og telefon

Arbeidstilsynet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter arbeidsmiljøloven og forvaltningsloven. Relevante opplysninger som kommer fram av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling, blir journalført. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over i «Saksbehandling og arkiv».

Arbeidstilsynets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post normalt er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til og tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet og at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres. Telefonsamtaler til veiledningstjenesten vår telles i anonym form.

Melding av ulykker utenom kontortid

Utenom kontortid i vil telefonmeldinger som gjelder ulykker med alvorlig personskade bli tatt opp som lydfiler. Meldingene lagres internt på Arbeidstilsynets server som en lydfil i en e-post. De er kun tilgjengelig for saksbehandlere i Arbeidstilsynet med riktig tilganger og vil kun bli brukt i saksbehandling av meldingen. Meldingene vil slettes etter én uke.

Besøk i Arbeidstilsynets lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for eventuelt å ta inn kursavgift.

Vi benytter for tiden ulike leverandører av slike tjenester, og henviser til egne personvernerklæringer på disse sidene.

Liste over besøkende

Når du besøker Arbeidstilsynets lokaler, kan vi be deg om å oppgi navn, telefonnummer, e-post og eventuelt arbeidsgiver. Dette gjør vi av sikkerhetsmessige årsaker. Opplysningene oppbevares maks to år etter besøket.

Kamera i porttelefon

På noen inngangspartier hos Arbeidstilsynets kontorer er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Søknad på stilling

Alle stillingssøknader blir journalført i Arbeidstilsynets postjournal. De blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de blir makulerte. Alle andre dokumenter, blant annet søkerlister og innstillinger bevares. Journalopplysninger slettes ikke, men er skjermet i offentlig elektronisk postjournal (dvs. personnavn/navn på søker fremkommer ikke).

Innsamling av data til Arbeidstilsynets fagsystemer

Arbeidstilsynet samler inn dokumentasjon og personopplysninger i forbindelse med tilsyn og godkjenningsordninger. Behandlingsgrunnlag for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e), jf. arbeidsmiljøloven § 18-1 og § 18-5, allmenngjøringsloven § 11,

Formålet med innsamlingen av personopplysninger i forbindelse med tilsyn er å kontrollere om bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og allmenngjøringsloven med tilhørende forskrifter etterleves.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personvernloven har blant annet følgende lover betydning for Arbeidstilsynets behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Arbeidstilsynet praktiserer meroffentlighet, det vil si at tilsynet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Arbeidstilsynet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet rett til innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Arbeidstilsynet er også tilsynsmyndighet etter flere andre lover og forskrifter. Saksbehandlingen i forbindelse med dette vil kunne innebære behandling av personopplysninger. Mer informasjon finnes her (datatilsynet.no). 

Rettigheter

Alle som spør, har rett på informasjon om personopplysninger om den enkelte behandles i virksomheten, jf. personvernforordningen artikkel 15. Videre den informasjon om personopplysningene som går fram av artikkel 15. Arbeidstilsynet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av våre systemer, har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om retting eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen av personopplysninger som gjelder den registrerte, eller til å protestere mot behandlingen. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

Henvendelser kan du sende via eDialog

Telefon: +47 73 19 97 00
Postadresse: Postboks 4720 Torgarden, 7468 Trondheim

Personvernombud

Personvernombudet har en uavhengig rolle og skal gi råd om virksomhetenes behandling av personopplysninger. Ombudet er også kontaktpunkt for de registrerte i alle spørsmål om behandling av deres personopplysninger og om de registrertes rettigheter. Eksempler på dette kan være spørsmål om rettigheter, typisk innsyn i egne personopplysninger behandlet av et av disse organene.

Personvernombudet kan ikke besvare generelle spørsmål om regelverk eller spørsmål om bruk av personopplysninger i andre virksomheter enn de ovennevnte. Datatilsynet er rett veiledningsorgan for slike henvendelser og veiledningstjenesten deres besvarer denne type henvendelser.

E-post: personvernombudet@arbeidstilsynet.no

Av hensyn til personvernet ditt må du ikke sende sensitive personopplysninger på e-post.