Tilsyn, saksbehandling og kontakt

Når du tar kontakt med Arbeidstilsynet, sender søknader eller meldingar eller er i kontakt med oss i samband med tilsyn, ulykker eller anna, behandlar vi personopplysningar for å kunne vareta oppgåvene våre.

Du kan lese meir om kva for opplysningar som blir behandla her:

Kontakt

Arbeidstilsynet bruker e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet for å utføre dei lovpålagde oppgåvene vi har etter arbeidsmiljølova og forvaltningslova. Relevante opplysningar som kjem fram gjennom telefonsamtalar og e-postutveksling, og som er ein del av ei saksbehandling, blir journalførte. Desse opplysningane blir behandla slik du kan lese om i avsnittet «Saksbehandling og arkiv».
Medarbeidarane i Arbeidstilsynet bruker i tillegg e-post i alminneleg dialog med interne og eksterne kontaktar. Når ein medarbeidar sluttar, blir e-postkontoen hennar/hans sletta, men enkelte relevante e-postar vil normalt bli overførte til kollegaer.
Vi gjer merksam på at vanleg e-post normalt er ukryptert. Vi oppmodar deg derfor til ikkje å sende teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar via e-post.
Telefonnummer blir logga i telefonsentralen til leverandøren (Telia). Loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet og blir nytta som grunnlag for statistikk på aggregert nivå.
Loggen blir sletta etter 90 dagar.
Tilsette vil ha oversikt over dei siste anropa på telefonane sine i ein app frå Phonero.
Det er inga anna systematisk registrering av telefonsamtalar der innringaren kan identifiserast. Telefonsamtalar til rettleiingstenesta vår blir talde i anonym form.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for å vareta ei rettkommen interesse som veg tyngre enn omsynet til den enkelte sine interesser eller grunnleggande rettar og fridommar. Den rettkomne interessa er å kunne følge opp telefonsamtalar og e-post ved behov.

Utanom kontortida vil telefonmeldingar som gjeld ulykker med alvorleg personskade, bli tatt opp som lydfiler. Meldingane blir lagra internt på Arbeidstilsynets server som ei lydfil i ein e-post. Dei er berre tilgjengelege for saksbehandlarar i Arbeidstilsynet som har riktig tilgang, og vil berre bli brukte i saksbehandling av meldinga. Meldingane blir sletta etter 1 veke.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for utøving av offentleg myndigheit, jf. personvernforordninga artikkel 57 nr. 1 bokstav b og forvaltningslova § 11.

Dersom det gjeld særlege kategoriar av personopplysningar, er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 nr. 1 bokstav b og forvaltningslova § 11

Dersom du ringer oss for å få rettleiing, vil vi lagre telefonnummeret ditt og tidspunktet for samtalen. Sjå avsnittet om telefon.
Vi fører statistikk over temaa vi mottar rettleiingssaker om, for eksempel arbeidstid, og om vi blir kontakta av privatpersonar eller verksemder. Statistikken bruker vi i utvikling av rettleiingsmateriell der det er mest behov for det, og til analyse av trendar. Statistikken blir ført i anonymisert form. Med andre ord skriv vi ikkje ned telefonnummeret, namnet på innringaren eller kva verksemd innringaren eventuelt representerer. Ved å halde tidspunktet for statistikkføring opp mot tidspunktet for samtalen (sjå avsnittet om telefon under) er det teoretisk mogleg i enkelte tilfelle å sjå kva for innringar som har tatt opp kva for tema. Derfor behandlar vi dette som personopplysningar trass i at vi aldri vil utføre ei slik kopling.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen av personopplysninger er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Vår berettigede interesse er å vite hvor det er mest behov for veiledning og kartlegge trender.

Svartenesta svarer også på rettleiingsspørsmål per e-post. Formålet med behandling av personopplysningar her er å gi eit rettleiingstilbod til personar som av ulike grunnar ikkje kan ringe oss.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlinga er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for utøving av offentleg myndigheit, jf. personvernforordninga artikkel 57 nr. 1 bokstav b og forvaltningslova § 11.

Dersom det gjeld særlege kategoriar av personopplysningar, er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 nr. 1 bokstav b og forvaltningslova § 11.

 

Dersom du kontaktar Servicesenter for utanlandske arbeidstakarar (SUA) kan Arbeidstilsynet ta imot og behandle informasjon som namn, arbeidskontraktar, timelister, lønnsslippar og liknande. I nokre tilfelle vil vi også registrere helseopplysningar og fagforeiningstilhøyrsel.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6, 1 a, c og e.

Dette betyr at du enten har gitt samtykke, eller at Arbeidstilsynet behandlar opplysningane for å oppfylle ei rettsleg forplikting eller utøve offentleg myndigheit.

Arbeidsmiljøloven §§ 18-1 og 18-5  gir Arbeidstilsynet høve til å innhente og behandle opplysningar som er  nødvendige for å føre tilsyn.

Artikkel 9 nr. 2 bokstav g

Dersom Arbeidstilsynet behandlar særskilde kategoriar av personopplysningar, er det fordi det er nødvendig av omsyn til viktige allmenne interesser, i dette tilfellet å motvirke arbeidsmiljøkriminalitet eller ta vare på dei grunnleggande rettane til den som er registrert.

Arbeidstilsynet fører eit register over journalistar som tar kontakt med oss. Formålet med registreringa er å gi tilsette som jobbar med pressehandtering oversikt over tematikken vi blir spurde om. Vi treng kontaktinformasjonen for at fleire skal kunne følge opp enkeltspørsmål og for å kunne ta kontakt med journalistar som arbeider med fagfeltet vårt. Kontaktopplysningane til journalistane blir lagra i 5 år.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for å vareta ei rettkommen interesse som veg tyngre enn omsynet til interessene eller dei grunnleggande rettane og fridommane til den enkelte. Den rettkomne interessa er å kommunisere med media på ein effektiv og konsistent måte.

Tilsyn

Ved tilsyn behandlar Arbeidstilsynet opplysningar om verksemder og enkeltpersonar. Det kan vere skatteopplysningar, familierelasjonar, tilsynshistorikk, informasjon om arbeidsforhold, roller i næringslivet, medieoppslag, offentleg tilgjengeleg informasjon frå sosiale medium mv.

Også opplysningar som fødselsnummer, fagforeiningstilhøyrsel, nasjonalitet, helseopplysningar og andre særlege kategoriar av personopplysningar kan behandlast.  

Opplysningane kan i visse tilfelle delast med andre myndigheiter (for eksempel skatteetaten, Nav eller politiet).

Arbeidstilsynet kan innhente og bruke informasjon til analyse og kartlegging og for å bidra i tverretatlege samarbeid som skal motverke arbeidslivskriminalitet.

Behandlingsgrunnlaget er

Når du sender inn tips, spør vi etter namn, telefonnummer og e-postadresse. Det er frivillig å oppgi kontaktinformasjon.

Alle som varslar Arbeidstilsynet, kan velge å få vere anonym (kjeldevern).

Når vi mottar et tips eller varsel vil vi behandle det fortrolig. Fortrolighet innebærer i denne sammenheng av identiteten til deg som melder og den/de det ev. varsles om, ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for videre behandling av saken.

Dersom forholda det vert tipsa eller varsla om ikke fell inn under Arbeidstilsynet sitt myndighetsområde henvises varsleren til riktig offentleg myndigheit.

Der du eller andre ber om innsyn i korleis Arbeidstilsynet har følgt opp eit tips, vil vi gjere ei vurdering av kva for informasjon vi kan gi ut for å ta vare på anonymiteten din.

Arbeidstilsynet vil bruke tips vi har mottatt, i risikovurderinga av arbeidsmiljøsituasjonen. Vi vil ikkje bruke personopplysningane dine i ei slik vurdering.

Behandlingsgrunnlaget for tipsløysinga er 

Når vi får et skriftleg tips eller varsel om kritikkverdig forhold på arbeidsplassen, blir dette registrert i vårt arkivsystem for å sikre at førespurnaden er dokumentert.

Når Arbeidstilsynet får varsel om ulykker, kan vi registrere opplysningar om den som varslar, for eksempel namn, rolle, telefonnummer og lydopptak av varselet frå telefon. Informasjon om den skadde kan òg behandlast, også fødselsnummer og helseopplysningar. I tillegg kan informasjon om verksemda registrerast.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e) om å utøve offentlege myndigheitsoppgåver som Arbeidstilsynet er pålagt å utføre.

Lydfiler blir sletta etter 14 dagar. Andre opplysningar blir arkiverte i samsvar med arkiveringslova.

I dei tilfella Arbeidstilsynet melder ulovlege forhold, blir opplysningar om namn på enkeltpersonføretak, namn på dagleg leiar, namn på tilsette og styreleiarar etc. behandla. Også informasjon om straffesaker mot verksemder eller personar kan behandlast, i tillegg til informasjon om bortlegging, bot, førelegg og liknande. I nokre tilfelle blir også fødselsnummer, helseopplysningar, bilete av ID-kort og arbeidsavtalar behandla.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Arbeidsmiljøloven kapittel 19.

Personvernforordninga artikkel 10, jf. artikkel 9 (+ henvisning til aml) Ine fyller inn

Dokumenta blir arkiverte i samsvar med arkivlova.

Som del av det internasjonale samarbeidet kan Arbeidstilsynet dele informasjon med samarbeidspartnarar i andre land. Det kan vere opplysningar om namn på arbeidstakarar og eigarar av verksemder. I nokre tilfelle deler vi også personnummer, grunnlag for melding eller mistanke om straffbare forhold.

Behandlingsgrunnlaget er

Data i IMI blir sletta etter 6 månader. Saksbehandling blir arkivert i samsvar med arkiveringslova.

Søknader og meldinger

Arbeidstilsynet behandlar ei rekke søknader og meldingar. I lista under kan du lese meir om kva for opplysningar som blir behandla.

Ved byggesaksbehandling registrerer vi namn, adresse, e-post og stillingstittel. I nokre tilfelle registrerer vi personnummeret.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e)

fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Arbeidsmiljøloven § 18-9

Søknaden blir arkivert i samsvar med arkivlova.

Når du sender førehandsmelding, registrerer vi namnet på verksemda og kontaktinformasjon, namn/adresse til representanten for byggherren og namn/adresse til koordinatoren.

Behandlingsgrunnlaget er artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Byggherreforskriften §10

Meldinga blir arkivert i samsvar med arkivlova. E-posten blir sletta ved arkivering.

Når du søker om HMS-kort, behandlar vi informasjon som namn, kontaktinformasjon, bilete, kopi av legitimasjon, informasjon om tilsettingsforhold, nasjonalitet, eventuelle særlege forhold frå folkeregisteret nasjonalitet, sivilstatus, kontonummer og fødselsnummer.

Bilete og kopi av legitimasjon blir sletta etter 26 månader. Annan informasjon blir lagra i samsvar med arkivlova.

Les meir om behandlinga på hmskort.no 

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester §6

Forskrift om HMS-kort på bygge- og anlegsplasser

Desse meldingane omfattar namnet på pasienten pluss adresse, telefonnummer, yrke, arbeidsgivar (inkludert adresse) og skadeleg påverknad (inkludert tidspunkt og varigheit) og namnet på legen pluss adresse, stilling, arbeidsstad og kontonummer for honorarutbetaling.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e  fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Helseopplysningene blir behandla etter personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 bokstav b.

Arbeidsmiljøloven § 5-3 Leges meldeplikt

Arbeidstilsynet registrerer namn på kontaktperson og telefonnummer, kontaktperson der arbeidet skal utførast, namn på byggherre/oppdragsgivar, namn på arbeidstakarar som skal utføre arbeidet, og namn på leiaren for arbeidet.

Informasjonen blir lagra i samsvar med arkivlova.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e

fordi behandlinga er nødvendig for at Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Forskrift om utførelse av arbeid kapittel 4, §4-4.

Ved denne registreringa blir namn, adresse, fødselsdato og kursbevis behandla. Opplysningane blir innhenta frå arbeidsgivaren til kontrolløren.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Forskrift om administrative ordninger § 11-1

Søknad om førehandssamtykke til å sette barn i kulturelt, kunstnarisk, sportsleg eller reklamemessig arbeid

Ved søknad om førehandssamtykke blir opplysningar om namn, alder, familiemedlemmer, bustad, telefonnummer til føresette og e-postadresse behandla. Unntaksvis blir informasjon om arbeidskontrakt, arbeidsomfang, lønn og kontonummer behandla. Opplysningane kjem frå verksemda som søker.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Arbeidsmiljøloven § 11-1 første ledd bokstav a, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 12-3

Søknaden blir arkivert i samsvar med arkivlova.

Ved slike søknader blir telefonnummer og e-post-adresse behandla.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e 

fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Arbeidsmiljøloven § 10-5 tredje ledd.

Søknaden blir arkivert i samsvar med arkivlova.

Ved søknad om godkjenning av arbeidsreglement blir opplysningar som namn, e-postadresse og telefonnummer som verksemda sender inn, behandla.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Arbeidsmiljøloven § 14-17

Søknaden blir arkivert i samsvar med arkivlova.

Søker de om dette, vil vi registrere namn, kontaktopplysningar til verksemda, organisasjonsnummer og godkjenningsstatus.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Arbeidsmiljøloven § 1-4, Arbeidsmiljøloven §4 -1, jf. Forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester § 6 

Informasjonen blir innhenta frå verksemda og frå offentlege register.

Godkjenninga av bemanningsføretaket blir publisert i bemanningsføretaksregisteret, og søknaden blir arkivert i samsvar med arkivlova.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Forskrift om bemanningsforetak §1 og §5 

Ved slike søknader behandlar vi namn og kontaktinformasjon, helseattest og fødselsnummer.

Opplysningar om verksemda eller enkeltpersonføretaket blir publiserte i asbestregisteret.

Informasjonen blir lagra i samsvar med arkivlova, og eventuelle e-postar blir sletta når informasjonen er send til arkivering.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

(er artikkel 6 nr 1 nok, jf. helseopplysninger?)

Forskrift om utførelse av arbeid, kapittel 4, §4-3.

Ved slike søknader behandlar vi namnet på søkaren, adresse, passopplysningar (kopi av pass eller ID-kort), informasjon om arbeidsgivaren og kompetanse. Fødselsnummer kan også bli behandla, og i nokre tilfelle helseattestar.

Søknaden blir arkivert i samsvar med arkivlova.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e fordi behandlinga er nødvendig for at  Arbeidstilsynet skal kunne utøve offentleg myndigheit.

Helseopplysninger?

Forskrift om administrative ordninger §9-1 og §9-2

Forskrift om utførelse av arbeid §10-2 og §10-3 

Forskrift om godkjenning av yrkeskvalifikasjoner

Saksbehandling og arkiv

Arbeidstilsynet bruker Elements som arkiv- og saksbehandlarsystem, med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokument. Leverandør av systemet er Sikri, som følger offentleg standard for dokumentasjonsforvaltning (NOARK).

Leiaren av Seksjon for dokumentforvaltning er delegert det daglege ansvaret for systemet og dokumentforvaltninga, og for at det er utarbeidd nødvendige rutinar for bruk av Elements.

Vi registrerer ulike typar personopplysningar i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annan relevant informasjon som går fram av førespurnaden. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i tråd med arkivlovgivinga. Saksdokumenta kan i tillegg innehalde sensitive personopplysningar. Som ein del av saksbehandlinga hentar Arbeidstilsynet i nokre tilfelle på eige initiativ inn opplysningar frå andre etatar dersom det er heimel for det  (f.eks. forvaltningsloven § 17).

Ved krav om innsyn blir personopplysningar utleverte i samsvar med offentlighetslova og forvaltningslova.

Det er etablert særlege tryggingstiltak og rutinar for særleg sensitiv informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysningar (særskilde kategoriar av personopplysningar).

Arbeidstilsynet er pålagt å gjere våre offentlege postjournalar tilgjengelege for allmenta på internett. Ein journal er ei systematisk og fortløpande registrering av alle inngåande og utgåande saksdokument. Journalane blir gjorde tilgjengelege på ein felles portal – eInnsyn. Det inneber at offentlege postjournalar er samordna og allment tilgjengelege på internett.

Du kan søke om innsyn via eInnsyn her

I offentlighetsforskriften § 7 andre ledd, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal gå fram av offentleg journal og journalar som blir lagde ut på nettet (mellom anna teiepliktige opplysningar). Vidare er det fastsett at personnamn ikkje skal kunne søkast fram i OEP (Offentleg elektronisk postjournal) når innførselen er eldre enn eitt år.

Vi gjer merksam på at førespurnader om innsyn via eInnsyn blir oppbevarte (arkiverte). Alle innsynskrav frå eInnsyn blir registrerte og kvitterte ut i eit eige skjema. Skjemaet blir journalført ved slutten av året, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får ein førespurnad om det.

Arbeidstilsynet samlar inn dokumentasjon og personopplysningar i samband med tilsyn og godkjenningsordningar.

Behandlingsgrunnlaget for dette er Personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e), jf. arbeidsmiljølova § 18-1 og § 18-5, allmenngjøringslova § 11,

Formålet med innsamlinga av personopplysningar i samband med tilsyn er å kontrollere om føresegnene i arbeidsmiljølova og allmenngjeringslova med tilhøyrande forskrifter blir etterlevde.

Dersom du berre vil ha innsyn i opplysningar som gjeld deg sjølv, kan du be om det her.