Elektroniske oversiktslister over ansatte - bygg og anlegg

Byggherren skal sørge for at det føres elektroniske lister over alle som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplasser. Oppgaven med å føre listene kan gjennom skriftlig avtale overlates til en virksomhet som har oppdrag på stedet. Oftest er det hovedentreprenøren som står for føringen.

Hva skal oversiktslisten inneholde

Oversiktslisten skal inneholde:

a) navn og adresse på bygge- eller anleggsplassen
b) navn på byggherren
c) navn på arbeidsgivere eller enmannsbedrifter, eller for innleide arbeidstakere navnet på innleievirksomheten
d) organisasjonsnummer for registreringspliktige virksomheter
e) navn, fødselsdato og HMS-kortnummer på alle som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplassen

For arbeidstakere som ikke har fått HMS-kort, men hvor arbeidsgiver er i en søkeprosess, skal øvrig informasjon føres inn i oversiktslisten, uten HMS-kortnummer. Arbeidstilsynet vil ved tilsyn be om å få dokumentert at arbeidsgiver er i en søkeprosess for å skaffe HMS-kort til disse arbeidstakerne. 

Renholdere med HMS-kort som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplasser, skal føres inn i listen med HMS-kortnummeret på renholdskortet.

Det er ikke noe krav om at byggherren skal føre inn tidspunktet for når arbeidstaker ankommer eller forlater arbeidsstedet.

Kravet om elektronisk føring av oversiktslister betyr at byggherren må ha PC, nettbrett eller lignende på bygge- eller anleggsplassen, slik at informasjonen som kreves i forskriften kan føres i oversiktslisten før virksomheten starter arbeidet på stedet.

Krav til kontroll, tilgjengelighet og arkivering av oversiktslisten

Oversiktslisten skal kontrolleres daglig. Det vil si at den skal være ajour i forhold til de virksomheter og arbeidstakere som utfører arbeid.

Oversiktslisten skal gi byggherren en oversikt over hvilke virksomheter som skal utføre arbeid og dermed hva slags arbeid som skal utføres på bygge- eller anleggsplassen. På denne måten er det mulig for byggherren å påse at forskjellige typer arbeid som kan påvirke hverandre og medføre risiko for arbeidstakerne, blir koordinert. Kontroll av oversiktslisten inngår som en del av denne koordineringen. 

Oversiktslisten skal være tilgjengelig for arbeidsgiveren, verneombudet, Arbeidstilsynet og skattemyndighetene. Det er ikke alltid byggherren vil være til stede på bygge- eller anleggsplassen.  Byggherren må da sørge for at oversiktslisten er tilgjengelig og avtale med en av virksomhetene på bygge- eller anleggsplassen, for eksempel hovedbedriften, hvordan kravet skal ivaretas. En mulighet kan være at arbeidsgiver har oversiktslisten tilgjengelig på mobil og at byggherren sender den til Arbeidstilsynet ved tilsyn. 

Byggherren skal oppbevare listene i seks måneder etter at bygge- eller anleggsarbeidet er avsluttet.  Listen skal kontrolleres daglig og oppdateres ved endringer, og byggherren må derfor sørge for at listene arkiveres etter hver endring.

Har størrelsen på bygge- eller anleggsplassen betydning?

Størrelsen eller varigheten på bygge- eller anleggsplassen har ikke betydning for plikten til å føre oversiktslister. Forskriften gjelder på alle bygge- eller anleggsplasser der det utføres arbeid som faller inn under virkeområdet til forskriften. Det er behovet for koordinering som er utslagsgivende for om byggherren må utarbeide en oversiktsliste eller ikke. For eksempel er det ikke krav om oversiktsliste der det kun er én virksomhet som skal utføre alt arbeidet og det ikke er noe behov for koordinering av arbeidet.

Tilsyn

Arbeidstilsynet kan ved tilsyn kreve å få se oversiktslisten. Det er imidlertid ikke krav om at Arbeidstilsynet skal få utlevert oversiktslisten på arbeidsstedet, hverken i papirform eller elektronisk.  Arbeidstilsynet kan i forbindelse med tilsynet be om å få oversiktslisten oversendt. 

Krav til datasikkerhet

Opplysningene som registreres i oversiktslisten er å anse som personopplysninger, og føringen av oversiktslisten må følge reglene i personvernlovgivningen. Byggherren må sørge for at opplysningene behandles i tråd med kravene.

Les mer om internkontroll og informasjonssikkerhet hos Datatilsynet.

Byggherren står fritt til å sette bort oppgaven eller kjøpe tjenester, men har likevel ansvaret for at kravene i byggherreforskriften og personvernlovgivningen oppfylles. Byggherren må i så tilfelle inngå databehandleravtale med leverandører av tjenestene.

Regelverk

Regelverket om krav til oversiktslister:

Byggherreforskriften § 15


Konverter denne siden til PDF