Arbeidstilsynets samtykke (byggesak)

Byggblankett 5177

Hvilke bygningsmessige tiltak må du søke om til Arbeidstilsynet?

Ifølge arbeidsmiljøloven § 18-9 har tiltakshaver plikt til å søke Arbeidstilsynet om samtykke på forhånd hvis

  • tiltakshaver skal oppføre bygning eller utføre bygningsmessig arbeid som er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven, og
  • bygget skal brukes, eller sannsynligvis vil bli brukt, av en virksomhet som omfattes av arbeidsmiljøloven

Merk at søknadsplikten kun gjelder når begge vilkårene over er oppfylt. 

Hva skal søknaden dokumentere?

Søknaden skal dokumentere at rammene i bygget er utformet slik at det ivaretar arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsplasser og arbeidslokaler skal tilrettelegges og utformes på grunnlag av de arbeidsoppgavene som skal gjøres i bygget, den enkelte arbeidstaker og spesielle risikoforhold. Kravene følger av arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter, særlig arbeidsplassforskriften. Se kravene til dokumentasjon nedenfor.

Lov og forskrift på området stiller ofte funksjonskrav, det vil si krav til hva som skal være oppfylt, men ikke hvordan dette skal oppfylles. Arbeidsplassforskriftens kommentardel, forvaltningspraksis på området og Arbeidstilsynets veiledninger vil kunne gi anvisning om hvilke ytelser (løsninger) søker kan bruke for å oppfylle kravene.

Søknaden skal vise at arbeidsmiljøet i tiltaket (bygningen) blir fullt forsvarlig. Det vil blant annet si at det fysiske arbeidsmiljøet til de aktuelle arbeidsplassene er kartlagt og vurdert, og at kravene i lov og forskrift blir ivaretatt. Også forholdene for drift og vedlikehold skal være fullt forsvarlig.

Se veiledninger til dokumentasjonskrav.

Du må søke Arbeidstilsynet på forhånd

Det at Arbeidstilsynet allerede på planstadiet kontrollerer at kravet om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er ivaretatt, vil bidra til å skape helsefremmende arbeidsplasser i hele byggets levetid. Det er også enklere og rimeligere å planlegge for et godt arbeidsmiljø i forkant fremfor å måtte tilpasse bygget i ettertid.

Hvordan søke om samtykke?

Du søker om Arbeidstilsynets samtykke ved å benytte skjemaet Søknad om Arbeidstilsynets samtykke – Byggblankett 5177. Du finner skjemaet i pdf-format også via Direktoratet for byggkvalitet sine nettsider, dibk.no.

Merk at det er tiltakshaver – ikke ansvarlig søker ifølge plan- og bygningsloven – som er søker ifølge arbeidsmiljøloven § 18-9.

Send søknaden med vedlegg til Arbeidstilsynet:

E-post: post@arbeidstilsynet.no

Postadresse:
Arbeidstilsynet
Postboks 4720, Sluppen
7468 Trondheim

Skjemaet er også tilgjengelig i byggesaksbehandlingsportalen ByggSøk. Du må opprette bruker for å kunne logge deg inn i portalen. Husk at du uansett alltid må sende søknad og relevante vedlegg til Arbeidstilsynet per e-post eller vanlig post.

Vi godtar vedlegg i de mest brukte filformatene. E-postformat blir ikke godkjent.

Se gebyrsatsene for Arbeidstilsynets behandling av søknaden.

Vedlegg som skal følge med søknaden

Til søknaden skal det følge flere vedlegg. Disse er listet i byggblankett 5177:

1. Kopi av byggesøknaden til kommunen, for eksempel byggblankett 5174

  • Legg ved målsatte tegninger som beskriver avstander og areal (situasjonsplan, plan-, snitt-, fasade- og innredningstegninger mv.). Disse opplysningene er helt nødvendige for at Arbeidstilsynet skal kunne behandle saken og skal alltid følge med søknaden.
  • Legg ved opplysninger om bruksareal for lokalene. Dette er nødvendig for blant annet å kunne beregne gebyret for byggesaksbehandlingen. Gebyrsatsene avhenger av tiltakstype og byggets størrelse. Vi sender faktura til tiltakshaver. 
  • Har kommunen allerede gjort vedtak i saken, skal kopi av vedtaket vedlegges.
  • Legg også ved andre relevante vedlegg, for eksempel dispensasjonssøknader til kommunen og andre myndigheter.

Du skal ikke legge ved søknad om ansvarsrett, gjenpart/kvittering for nabovarsel, gjennomføringsplan, boligspesifikasjon og rekvisisjon av oppmålingsforretning. 

2.     Beskrivelse av type arbeid/prosesser

Beskriv hva slags arbeid og prosesser som er planlagt i det ferdigstilte bygget. Hvis det ikke er nok plass på søknadskjemaet, kan beskrivelsen lages som et eget vedlegg.

3.     Aktuelle arbeidsmiljøfaktorer

I menyen til høyre finner du lenke til en sjekkliste for et utvalg arbeidsmiljøfaktorer. Gjør rede for de faktorene som er aktuelle for tiltaket, ut fra risikovurderinger av de konkrete aktivitetene og prosessene som skal foregå i arbeidslokalene.

Med utgangspunkt i arbeidsmiljøfaktorene skal søker beskrive og dokumentere hvordan han/hun vil gjennomføre tiltak som forebygger og reduserer risikoen for at arbeidstakerne blir utsatt for uheldige fysiske og psykiske belastninger. De valgte løsningene skal være i samsvar med hovedregler i lov, forskrift og Arbeidstilsynets veiledninger.

De kravene som på søknadstidspunktet ikke lar seg dokumentere på detaljnivå, skal beskrives så godt som mulig.

Dersom søker presenterer løsninger som avviker fra hovedreglene, må det redegjøres og dokumenteres hvordan de alternative løsningene likevel oppfyller kravene til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

«Dokumentasjon av inneklima» (se lenke til høyre) kan benyttes som grunnlag for dokumentasjon for arbeidsmiljøfaktorer punkt.

4.     Dokumentasjon på arbeidstakernes medvirkning til planene

Arbeidsmiljøutvalg, verneombud eller annen representant for arbeidstakerne skal bekrefte sin medvirkning i prosessen. Merk at arbeidsmiljøutvalget – hvis virksomheten har plikt til å opprette dette – skal behandle planer som krever Arbeidstilsynets samtykke, i henhold til arbeidsmiljøloven § 18-9. I tillegg til å bekrefte reell deltakelse i prosessen skal vedlegget opplyse hvilke eventuelle merknader, kommentarer eller innsigelser arbeidstakerne har til planene. Dette gjelder også for utleiebygg med kjente leietakere.

 

5.     Dokumentasjon på arbeidsgivers medvirkning til planene

Hvis arbeidsgiver og tiltakshaver er ulike virksomheter, for eksempel ved utleiebygg, må tiltakshaver dokumentere at arbeidsgiver har vært involvert i planene.

6.     For utleiebygg

Gi en samlet oversikt over de ulike leietakerne i utleiebygget, antall arbeidstakere og type virksomhet/bransje. Oppgi også virksomhetens navn. Oversikten skal kunne sees i sammenheng med den øvrige dokumentasjonen og innredningstegningene.

En slik oversikt kan være unødvendig ved isolerte tiltak som etter Arbeidstilsynets vurdering kun berører én enkelt leietaker.

7.     Eventuelt andre vedlegg

I enkelte tilfeller kan Arbeidstilsynet kreve opplysninger ut over det som fremkommer av søknadsskjemaet. Dette gjelder hvis vi trenger mer informasjon for å kunne ta stilling til om lovens krav er oppfylt, jf. forskrift om administrative ordninger § 12-1 andre ledd.

Lag vedleggene på egne ark/i egne dokumenter.

Hva med utleiebygg der fremtidige leietakere kan være ukjente?

For utleiebygg gjelder samme søknadsplikt som for andre bygningsmessige tiltak.

Hvis søker vet hvem som skal leie lokaler i bygget, skal han legge frem dokumentasjon på medvirking, som nevnt over.

Hvis søker ikke vet hvem som vil leie lokalene må det uansett dokumenteres at de grunnleggende forutsetningene for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er ivaretatt ut fra planlagt type næring i bygget. I slike tilfeller kan Arbeidstilsynet kreve at søker– og/eller leietakere sender inn tilleggsinformasjon på et senere tidspunkt. Her må det dokumenteres at lokalene er tilpasset de planlagte leietakernes faktiske virksomhet og arbeidsoppgaver.

Hva skal til for at Arbeidstilsynet gir samtykke?

Hvis søknaden dokumenterer at planer og løsninger (ytelser) er i samsvar med hovedregler i lov og forskrift, og med våre veiledninger, vil vi normalt kunne gi samtykke.

Dersom planene og løsningene (ytelsene) avviker fra hovedreglene, må søknaden gjøre rede for, og dokumentere, hvordan de alternative løsningene likevel oppfyller kravene til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Se Arbeidstilsynets veiledninger om krav som søknaden må dokumentere at tiltaket oppfyller.

Hva betyr samtykket?

Arbeidstilsynets vedtak er et samtykke til de planene og opplysningene som foreligger på det tidspunktet vedtaket blir gjort. Merk at samtykket ikke er en generell godkjenning av bygningen, arbeidsplassene eller det fysiske arbeidsmiljøet.

For å sikre at det fysiske arbeidsmiljøet oppfyller kravene i regelverket, kan Arbeidstilsynet kreve at virksomheten gjør egenkontroll, målinger osv. Arbeidstilsynet kan også gjøre tilsyn for å kontrollere om arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig.

Er ikke tiltaket søknadspliktig?

Tiltak som ikke er søknadspliktige etter plan- og bygningsloven, krever heller ikke Arbeidstilsynets samtykke. Husk at slike tiltak likevel kan omfatte bygningsmessige forhold som har stor betydning for arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljølovens krav til fullt forsvarlige arbeidslokaler gjelder uavhengig av søknadsplikten.

Det er arbeidsgiver som til enhver tid har ansvar for at bestemmelsene som er gitt i eller i medhold av loven overholdes. Se arbeidsmiljøloven § 2-1.

I slike tilfeller har virksomheten plikt til å gjennomføre en arbeidsmiljøkartlegging som en del av sitt interne HMS-arbeid. På grunnlag av kartleggingen må en vurdere om endringene medfører risiko for sykdom, skade eller ulykke. Denne vurderingen skal brukes som grunnlag for å gjøre nødvendige tiltak.

Hva skjer hvis du leverer en ufullstendig søknad?

Arbeidstilsynet vurderer dokumentasjonen vi har fått. Hvis vi finner at søknaden mangler opplysninger, eller at informasjonen ikke oppfyller kravene, kan vi avslå søknaden eller fatte vedtak om samtykke på bestemte vilkår.

Dersom søknaden er mangelfull, ber vi som hovedregel om at søker sender oss dokumentasjonen som mangler. Det fører naturlig nok til at saksbehandlingen tar lenger tid. Merk at forvaltningslovens regler om saksbehandlingstid løper først når søknaden er komplett.

Ifølge arbeidsmiljøloven § 18-5 og forskrift om administrative ordninger § 12-1 andre ledd har du som søker plikt til å gi alle relevante opplysninger til Arbeidstilsynet. 

 

Se også

Regelverk

Nettressurser