• Hvem skal søke?
• Hva skal søknaden dokumentere?
• Hvorfor skal Arbeidstilsynet involveres før bygget er materialisert?
• Hva med utleiebygg hvor fremtidige leietakere kan være ukjente?
• Hvordan søke?
• Vedlegg som skal følge med søknaden
• Konsekvens for behandling av sak ved mangelfull søknad og dokumentasjon
• Hvor finner jeg skjema?

Hvem skal søke?

Tiltakshaver som vil oppføre bygning eller utføre bygningsmessig arbeid som er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven, og hvor bygget skal brukes eller ventelig vil bli brukt av virksomhet som går inn under arbeidsmiljøloven, har plikt til å innhente Arbeidstilsynets samtykke på forhånd, jf. arbeidsmiljøloven § 18-9.

Hva skal søknaden dokumentere?

Søknad til Arbeidstilsynet skal dokumentere at rammene i bygget er utformet slik at arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd ivaretas ved at arbeidsplasser og arbeidslokaler tilrettelegges og utformes i forhold til arbeidet som utføres, den enkelte arbeidstaker og til særskilte risikoforhold.

Man skal gjennom søknad om samtykke vise Arbeidstilsynet at arbeidsmiljøet blir fullt forsvarlig. Det vil si at det fysiske arbeidsmiljøet til de framtidige arbeidsplassene, samt drift og vedlikehold, er vurdert, og at kravet til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø blir ivaretatt.

Hvorfor skal Arbeidstilsynet involveres før bygget er materialisert?

Arbeidstilsynets kontroll av ivaretakelse av kravet om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø allerede på planstadiet vil medvirke til å skape helsefremmende arbeidsplasser i hele byggets levetid, og det er også enklere og rimeligere å planlegge for et godt arbeidsmiljø enn å tilpasse bygget i ettertid.

Hva med utleiebygg hvor fremtidige leietakere kan være ukjente?

For utleiebygg beregnet for virksomhet som går inn under arbeidsmiljøloven skal det også søkes om samtykke fra Arbeidstilsynet. Det skal foreligge dokumentasjon på arbeidsgivers medvirkning for alle kjente leietakere. Slike bygg oppføres imidlertid ofte uten kjennskap til hvem som vil leie lokalene, og det må da dokumenteres at grunnleggende forutsetninger for et forsvarlig arbeidsmiljø er ivaretatt ut fra planlagt type næring i bygget. Arbeidstilsynet kan i slike tilfeller kreve at det innsendes tilleggsinformasjon på et senere tidspunkt, hvor det skal dokumenteres at lokalene er tilpasset leietakernes faktiske virksomhet.

Hvordan søke?

Du søker om Arbeidstilsynets samtykke ved å benytte skjema fra Direktoratet for byggkvalitet:

«Byggblankett 5177:2010 Søknad om Arbeidstilsynets samtykke».

Søknaden med vedlegg skal sendes til post@arbeidstilsynet.no

Eventuelt per post til:
Arbeidstilsynet
Postboks 4720, Sluppen
7468 Trondheim

Vedlegg som skal følge med søknaden

Til søknaden skal det følge flere vedlegg. Disse er listet i byggblankett 5177:

1. Kopi av søknad til kommunen om tillatelse til tiltak, byggblankett 5174/5153, med relevante vedlegg (ikke vedlegg gruppe C, G, H og J). Beskrivende tegninger (situasjonsplan, plantegninger, snitt, fasader, innredningstegninger m.v.) er helt nødvendige for Arbeidstilsynets behandling og skal medfølge søknaden.

Vi trenger opplysninger om bruksareal for lokalene for å kunne beregne gebyret for byggesaksbehandlingen (f.eks. kopi av byggblankett 5175). Gebyrsatsene avhenger av tiltakets type og byggets størrelse. Byggherre får tilsendt separat faktura for gebyret.

2. Beskrivelse av type arbeid/prosesser.
Beskrives på selve søknadsskjemaet, men ved plassbehov som eget vedlegg.

3. Aktuelle arbeidsmiljøfaktorer med løsninger beskrevet og dokumentert.
Oversikt over aktuelle arbeidsmiljøfaktorer finner du i veiledningen til skjema. Se lenke til høyre). Hvilke arbeidsmiljøfaktorer som er aktuelle skal være basert på risikovurderinger av aktivitetene og prosessene som skal foregå i arbeidslokalene. Løsningene skal dokumenteres og beskrives slik at de kan sammenstilles med planene for å se om arbeidsmiljøet blir tilrettelagt og ivaretatt i henhold til gjeldende krav.

4. Dokumentasjon på de ansattes medvirkning til planene.
Arbeidsmiljøutvalg, verneombud eller annen representant for de ansatte skal bekrefte sin medvirkning i prosessen. I tillegg til bekreftelse på deltakelse i prosessen skal vedlegget opplyse om de ansatte har merknader, kommentarer eller innsigelser til planene. For utleiebygg med kjent leietaker skal det dokumenteres medvirkning fra hver enkelt leietaker (arbeidsgiver).

5. Dokumentasjon på arbeidsgivers medvirkning til planene.
Aktuelt for tiltak hvor arbeidsgiver og tiltakshaver er ulike virksomheter, typisk utleiebygg.

6. For utleiebygg; antall leietakere/virksomheter/navn.
En samlet oversikt over de ulike leietakerne i utleiebygget, antall ansatte og type virksomhet/bransje. Oversikten skal kunne sammenstilles med øvrig dokumentasjon/ innredningstegninger.

Vedleggene lages på egne ark.

Tiltak som ikke er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven krever ikke Arbeidstilsynets samtykke. Tiltak som ikke utløser søknadsplikt etter plan- og bygningsloven kan likevel ha vesentlig betydning for arbeidsmiljøet. Virksomheten har her som en del av sitt interne HMS-arbeid plikt til å gjennomføre en arbeidsmiljøkartlegging med risikovurdering av konsekvensene endringene medfører for å treffe nødvendige tiltak.

Konsekvens for behandling av sak ved mangelfull søknad og dokumentasjon

Søker plikter å gi alle relevante opplysninger til Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljølovens § 18-5.

Arbeidstilsynet vurderer innsendt dokumentasjon, og kan gi samtykke til planene. Hvis det foreligger mangler i forhold til arbeidsmiljøkrav, kan Arbeidstilsynet fatte vedtak om avslag, eller fatte vedtak om samtykke på bestemte vilkår.

Dersom søknaden er mangelfull kan Arbeidstilsynet be om ytterligere dokumentasjon, noe som vil medføre at saksbehandlingen vil ta lenger tid. Manglende dokumentasjon kan medføre avvisning. Søknaden skal som hovedregel også avvises fra behandling dersom det søkes om samtykke på et tidspunkt i prosessen hvor det vurderes at Arbeidstilsynets mulighet for påvirkning er liten/ikke reell. Slike tilfeller vil normalt medføre at Arbeidstilsynet vil gjennomføre tilsyn, og fatte vedtak om pålegg om utbedring av eventuelle mangler.

Arbeidstilsynets vedtak er et samtykke til planene og opplysningene som foreligger på tidspunkt for vedtak. Samtykke er ikke en generell godkjenning av bygningen, arbeidsplasser eller det fysiske arbeidsmiljøet. Arbeidstilsynet kan sette vilkår om egenkontroll/målinger o.s.v., eller gjennomføre tilsyn for å etterprøve om arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig.

Hvor finner jeg skjema?

Skjemaet er tilgjengelig i byggesaksbehandlingsportalen ByggSøk som eies av Staten og driftes av Direktoratet for byggkvalitet. Du må opprette bruker for å kunne logge deg inn i portalen.

ByggSøk tilrettelegger for plan- og byggesaksbehandlingen gjennom elektroniske tjenester på internett. Systemet kan brukes av alle som skal fremme et planforslag eller søke om byggetillatelse. Tjenesten er gratis.

Direktoratet for byggkvalitet har også byggsaksskjemaer tilgjengelig for nedlastning i pdf-format fra sin nettside. Se lenker til høyre på denne siden.

Det er også mulig å kjøpe skjemaet hos Standard Norge.

Arbeidstilsynets veiledning til utfylling av søknad kan lastes ned i pdf-format via peker til høyre. Det er her henvisning til relevante bestemmelser i lov og forskrifter med veiledninger m.v.