Råd ved tilbakeføring til arbeid for kontorarbeidsplasser

I forbindelse med koronasituasjonen har helsemyndighetene anbefalt alle som har mulighet til det å benytte hjemmekontor. I perioden frem til de ansatte kan ta i bruk kontorene igjen, kan det være lurt å planlegge hvordan tilbakeføringen kan foregå på en gradvis og trygg måte.

Publisert 13.05.2020

(Sist oppdatert 16.06.2020)

Koronavirus - beslutninger og anbefalinger  (helsedirektoratet.no)

Arbeidstilsynet har utarbeidet noen råd for tilbakeføring til arbeid hos kontorvirksomheter. Det er store forskjeller på kontorløsninger, og disse rådene må tilpasses lokale forhold. Vurderingen bør også ta hensyn til lokal smitterisiko (høye eller lave smittetall). Ved behov bør spesifikke risikovurderinger gjennomføres i tillegg. Grunnleggende smittevernsregler ligger til grunn.

Det oppfordres til en tett dialog for å avklare behov og muligheter for å vurdere tilrettelegging. Dersom det er behov for det bør ansatte i risikogruppe for covid-19 (eller med familiemedlemmer i risikogruppe), få tilrettelegging med hjemmekontor.

Ved tilbakeføring til arbeidsplassen bør det også gjøres særskilte risikovurderinger for arbeidsoppgaver som medfører mye kontakt med andre personer.

Råd og informasjon til risikogrupper og deres pårørende (Folkehelseinstituttet)

Ansatte som mistenker at de kan ha vært i kontakt med smitte, eller som er i hjemmekarantene eller hjemmeisolasjon (med symptomer som ikke krever sykemelding), skal jobbe på hjemmekontor i henhold til gjeldende bestemmelser.

Ansatte som utvikler symptomer på Covid-19 mens de er på jobb, må umiddelbart holde avstand til andre og reise hjem straks. Hjemreise bør ikke være med kollektivtransport, og hvis annet ikke er mulig må den syke bruke munnbind. 

Arbeidsgiver må påse at det finnes noen munnbind klasse I til slike forhold. Den syke anmodes om å informere leder om symptomene (ref. Smittevernloven, kapittel 5), hvilke områder som bør desinfiseres (håndtak, servant, kjøkkenkrok, heisknapper o.l.) og bidra til smittesporing.

 

For å hindre at mange må bruke kollektivtransport samtidig kan arbeidsgiver vurdere redusert bruk av kjernetid. På den måten vil tettheten av passasjerer bli mindre, spesielt i rushtiden.

Kontorområdets utforming må være såpass romslig at det er enkelt å holde avstand (minst 1 meter, helst 2). Hvis det er mange ansatte i et kontorområde, kan man vurdere å fordele hvilke dager i uken ansatte skal møte på kontoret og når man skal ha hjemmekontor. For eksempel: ansatte med samme arbeidsoppgaver møter på kontoret mandag, onsdag og fredag, eller ansatte med etternavn fra A til G møter på kontoret mandag og torsdag.

Åpent landskap vil kreve at ansatte har faste plasser og helst to meters avstand. Hvis det er mange ansatte i åpent landskap, kan man fordele når ansatte skal møte på kontoret (se punktet over).

For hvert cellekontor:

  • Hvis mulig, åpne vinduer og luft regelmessig.
  • Lukk døren for å minske smitterisiko.

Merknad:
Av smittevernhensyn er to meter å foretrekke, men hvis arbeidsgiver har gode rutiner med tanke på basalt smittevern og at det er stor sikkerhet om at ikke ansatte med symptomer kommer på kontoret, så er ned mot 1 meter akseptabelt. Det er viktig å ta med størrelse på lokalene, antall ansatte og ventilasjonsforhold i risikovurderingen som skal foretas før ansatte begynner å jobbe igjen.

For hvert kontorområde:

  • Vurder muligheten for å endre ventilasjonsraten og senke temperatur dersom relativ luftfuktighet ligger under 30 prosent i sommerhalvåret og 20 prosent vinterstid*.
  • Sørg for at området blir forsynt med frisk luft. 

* Installering av befuktning i ventilasjonsanlegg eller innkjøp av luftfuktere anbefales ikke. Det kan føre til utilsiktet kondens og fuktskader.

Praktiske råd: 

  • Ordinært vedlikehold av ventilasjonsanlegget gjennomføres som planlagt.
  • Be om at ventilasjonsanlegget holdes i gang største delen av døgnet (alltid på når det er medarbeidere i bygget) når dere skal tilbake til kontorene. Etter kort tid kan anlegget settes over på normal drift.

Vurder: Skal virksomheten skal gjennomføre fysiske møter når de ansatte er på samme kontorområde, eller skal dere fortsette med videomøter?

Hvis dere må avholde fysiske møter: dokumenter møtedeltakerne med tanke på eventuelt behov for smittesporing.

Virksomhetens renholdsprosedyrer bør kartlegges og risikovurderes. Bør for eksempel alle ansatte daglig vaske over tastatur og mobil, servantkran, flate på skrivebord og i spiserom etter bruk o.l.?

Ved bruk av eksternt renholdsfirma:

  • skjer rengjøringen hyppig nok?

  • brukes det riktige rengjøringsmidler?

  • blir hyppig berørte steder rengjort på hver vaskerunde (dørhåndtak, låser, skrivebord, kjøkken, servanter, toaletter osv.)?

 

Informer om viktigheten av hoste- og håndhygiene (FHI), for eksempel ved å henge opp informasjonsplakat. 

Sørg for at det er tilstrekkelig med:

  • såpe i såpedispenser
  • engangs papirhåndklær (effektiv tørking som reduserer mikroorganismer på hendene)
  • håndlotion i pumpeflaske (for å redusere uttørring av huden)
  • søppelbøtter 

Bruken av varmluftstørkere bør risikovurderes. De er trolig mindre effektive enn engangs papirhåndklær, det tar lengre tid for å bli tørr på hendene samtidig som hendene kan bli forurenset i tørkeprosessen. 

Se også:
Håndhygienefasiliteter (fhi.no)

Hvis virksomheten har kantine:

  • Heng opp informasjonsplakat om viktigheten av hoste- og håndhygiene (FHI).

  • Begrens antall personer som spiser samtidig, for eksempel ved å 

    • rullere på bruk av kantine mellom ansatte, eller

    • spre lunsjen over et større tidsintervall, for å samle færre av gangen

  • Sørg for at ansatte sitter med distanse (minst 1 meter, helst 2)

  • Hvis kantinen har selvbetjening, bør den kun ha tildekkede porsjonspakninger.

  • Sikre at kantinepersonell har opplæring i og innfører hensiktsmessige hygienerutiner og renhold (inkl. bruk av hansker ved tilberedning).

Hvis virksomheten har kjøkkenkrok i kontorområdet, må arbeidsgiver påse at det kartlegges/risikovurderes hvor mange som rengjør kjøkkenet: for eksempel hvilke rengjøringsmidler som brukes, behov for bruk av engangshansker, hyppigheten av renhold og hvilke berøringspunkter som skal vaskes.

 

Arbeidstilsynet har samarbeidet med NHO og LO om disse rådene. Dersom helsemyndighetenes beslutninger og anbefalinger endres etter publiseringsdato for denne siden, er det helsemyndighetenes føringer som er retningsgivende.