Gode og sikre arbeidsvaner, klare ansvarsforhold, godt samarbeid, ryddige lokaler, sikre produkter og forbrukertjenester gir kvalitet i arbeidet og bedre resultater. Det er dette systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll) egentlig dreier seg om. Noen som følger opp, også hvis noe går galt, er kvalitetsarbeid i praksis.
De beste resultater kommer med systematiske forbedringer, ikke ved skippertak. Riktig gjort første gang lønner seg. Det er dårlig butikk å ta sjanser. Det er bedre og billigere å forebygge enn å reparere.
Det er viktig at alle deltar aktivt i arbeidet samtidig som ledelsen må ta sitt ansvar. Kunnskap og kompetanse må vedlikeholdes – det er en forutsetning for å få et systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet til å fungere.
Lykke til med en bedre hverdag!
Forskriften gjelder ledere, arbeidstakere og tillitsvalgte både i offentlige og private virksomheter. Den kan også gjelde for enmannsbedrifter. Forskriften gjelder også dersom dine produkter eller tjenester kan skade kunder eller brukere. Den gjelder ikke for privatpersoner eller forbrukere.
Figuren illustrerer tilpassing av HMS-arbeidet ift størrelsen på bedriften
Arbeidet må tilpasses den enkelte virksomhetHvis din virksomhet passer inn i det mørkeste feltet på figuren, kan du følge beskrivelsen under Hvordan gå fram? med utdypninger 1 - 4, se nedenfor.
Passer virksomheten inn i ett av de to lysere feltene, er helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet mer omfattende. Noen av kravene er omtalt i kapitlet Virksomheter med høy risiko / mange ansatte, og det finnes også mer utfyllende opplysninger i kommentarene til forskriften.
(Figuren illustrerer at det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal tilpasses forholdene i virksomheten.
Ved lav risiko og få ansatte er arbeidet enkelt å gjennomføre
Ved høy risiko, f.eks. dykking, blir arbeidet mer omfattende. Det samme gjelder ved lav risiko, men mange ansatte.)
Du har som leder ansvar for å ta initiativ, motivere og legge forholdene til rette for innføring og oppfølging av arbeidet med helse, miljø og sikkerhet.
Du har som arbeidstaker rettigheter og plikter og spiller en sentral rolle i arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. For å oppnå et godt resultat er det nødvendig at arbeidstakerne deltar i planleggingen, den daglige drift, i kartlegging og med å finne gode løsninger. Dette kan skje gjennom verneombud (VO), arbeidsmiljøutvalg (AMU), tillitsvalgte eller andre ansatte.
Arbeidet med systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid kan legges opp på følgende måte:
Kartleggingsmetodikk
IgangsetteEr du er i tvil om hva systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet innebærer? Ta kontakt med tilsynsmyndighetene. Kontaktinformasjon finnes nederst på denne siden. Bransje-, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner kan også gi veiledning i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet.
Du må som leder ta initiativ til å starte arbeidet, men arbeidet må skje i samarbeid med arbeidstakerne. Sørg for at alle informeres på et tidlig tidspunkt om hva som skal skje. Grundig og god informasjon åpner for samarbeid og gir det beste resultat.
Eksempel på målformulering
Informere og motivereDu må som arbeidstaker delta i prosessen. Det er en viktig forutsetning at du som har daglig befatning med problemer, bidrar med dine erfaringer og forslag til løsninger, for eksempel i utforming av og ajourføring av rutiner. Dette sikrer at rutinene stemmer med virkeligheten.
Det må settes mål for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Målene (se illustrasjon), må skrives ned, de er forpliktende og signal om at virksomheten tar arbeidet på alvor. Når det foreligger oversikt over problemer og farer, må det settes konkrete mål.
Oppgaver, ansvar og myndighet må avklares. Personer med ansvar må også ha kunnskap og myndighet til å følge opp. Oversikt over organiseringen skal være skriftlig og kan formuleres som vist i illustrasjonen.
Nedsett gjerne en bredt sammensatt gruppe og sørg for at én får ansvar og myndighet til å drive arbeidet fremover.
Det er mange lover og forskrifter. Det er derfor viktig å finne ut hvilke som gjelder for virksomheten og dens produkter og tjenester. Kontakt tilsynsmyndighetene hvis du er i tvil.
Neste skritt er å få oversikt over hvilke rutiner som allerede finnes. Det kan f.eks. være rutiner for opplæring, bruk av verneutstyr, bruk av maskiner, renhold av arbeidslokaler, avfallshåndtering og brannøvelser.
Hva er risiko?Med risiko menes muligheten for at noe uønsket skal skje og hvilke følger dette kan få. Det dreier seg ikke bare om store ulykker, men for eksempel om samarbeidsproblemer, belastningslidelser, sykdom, fare for forurensning, etc. RisikoanalyseEn enkel risikoanalyse i din virksomhet kan være at du stiller tre enkle spørsmål:
|
Det er krav om at eksisterende dokumentasjon skal systematiseres og oppbevares slik at den er tilgjengelig, gjerne i en ringperm. Eksempler på slik dokumentasjon er: arbeidsavtaler, skade- og sykefraværsregistreringer, kursbevis for verneombudsopplæring, rutiner for at produktet er i samsvar med sikkerhetskrav, avtale om avfallshåndtering, brannverndokumentasjon.
Kartlegging av helse-, miljø- og sikkerhetsutfordringer er alt fra undersøkelser av hvordan medarbeiderne trives og samarbeider, til undersøkelser av fysiske forhold. Er det noe i den daglige drift som kan være skadelig? Hvor stor er risikoen? Det kan være belastningslidelser, yrkessykdommer, personalkonflikter, støy, risiko for brann, fare for forurensning av det ytre miljø, skade på kunde/bruker som følge av virksomhetens produkter og tjenester osv.
Et kartleggingsskjema kan brukes som en rettesnor for hva du skal se etter, og gir dessuten oversikt over hva som er gjort og hva som bør gjøres. Skjemaet bør tilpasses virksomheten. Det kan f.eks. se slik ut:
Eksempel på kartleggingsskjema
NB! Skriftlig materiell fra kartleggingen skal systematiseres og oppbevares tilgjengelig. Det kan være brev, rapporter, resultater fra støy- og luftmålinger eller resultater av målinger av det ytre miljø, referater fra personalmøter, utfylte sjekklister etter vernerunder osv.
Verne- og helsepersonalet (bedriftshelsetjenesten) kan ofte hjelpe til med kartleggingen. Dersom avansert utstyr eller spesialkompetanse er nødvendig, må det hentes inn hjelp utenfra.
Kartleggingen gir oversikt over hva som bør forbedres. Neste skritt er at leder, arbeidstakerne og deres representanter i samarbeid planlegger og prioriterer tiltak. Verneombud og arbeidsmiljøutvalg skal benyttes der disse finnes. For at resultatet skal bli vellykket er det viktig at den som til daglig står overfor problemet, deltar i planleggingen.
Planen skal være skriftlig og vise hvordan virksomheten vil fremme helse, miljø og sikkerhet. Den må gjøres kjent for alle som blir berørt. Den skal inneholde hva som skal gjøres, av hvem og når (se illustrasjon). Planen skal sikre at tiltakene blir gjennomført til avtalt tid. Derfor må én person få ansvaret for å følge opp handlingsplanen og sørge for at tidsfristene overholdes.
Eksempel på handlingsplan
Selve gjennomføringen av planlagte og prioriterte tiltak er den viktigste delen av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Handlingsplanen som vist i eksemplet foran, kan brukes for å sikre at tiltakene gjennomføres til rett tid.
Eksempel på håndtering av feil og mangler
Som leder har du plikt til å følge opp at det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer. Det betyr jevnlig kartlegging, planlegging av tiltak, oppfølging av at tiltak gjennomføres og at ønskede resultater oppnås.
Som arbeidstaker har du plikt til å melde fra om feil og mangler, og du kan gjerne komme med forslag til forbedringer. Den som kjenner problemet har ofte best forutsetning for å finne gode løsninger.
Det skal være en skriftlig rutine (se illustrasjon) for hvordan virksomheten skal rette opp og hindre gjentakelse av feil og mangler. Det er viktig å lære av feil som gjøres og mangler som oppdages, slik at de ikke gjentas.
Må f.eks. vedlikeholds- eller rapporteringsrutiner forbedres?
I tillegg til den jevnlige oppfølging (f.eks. vernerunder, personalmøter osv.) må virksomheten, minst en gang i året, foreta en mer omfattende gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og vurdere om det fungerer i praksis.
Virksomheten skal ha en skriftlig rutine for for gjennomgangen (se illustrasjon). Resultatene fra gjennomgangen skal oppbevares lett tilgjengelig. Formålet er å finne svakheter og mangler og utbedre dem. Det er viktig å finne årsaken og sikre seg mot at det samme skjer igjen.
Eksempel på rutine
Etter kartleggingen skal det settes konkrete mål på det som kan forbedres, i tillegg til overordnet mål. Dette kan f.eks. være: En reduksjon i sykefraværet fra 7 til 6 % neste år, redusere avfall med 5% neste år, ingen branntilløp osv. Ved neste gjennomgang må det vurderes om de mål som er satt ble nådd, og igjen settes nye.
Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer kontinuerlig innsats for forbedringer, noe alle tjener på. Ved å legge forholdene til rette for deltakelse og engasjement fra arbeidsmiljøutvalg, verneombud og tillitsvalgte, der dette finnes, vil disse være en ressurs. Dette gjelder både i oppfølgingen av det daglige HMSarbeidet og ved den jevnlige gjennomgangen.
Teksten så langt har omfattet virksomheter med få ansatte og lav risiko. Virksomheten må selv vurdere hvilken risiko driften medfører. Størrelse, driftsform, arbeidsmetoder, kunnskaper og ferdigheter varierer over tid. Hva dette betyr for helse-, miljø- og sikkerhetssituasjonen må virksomheten selv ha løpende oversikt over.
Omfanget av HMS-arbeidet ift størrelse på bedrift
Aktiviteter i virksomheten som kan medføre høyere risiko, krever større oppmerksomhet fra dem dette angår. Derfor er kravet til kartlegging, risikoanalyse og forebyggende tiltak mer omfattende enn det som er vist på de foregående sidene, både for store og små virksomheter. Der hvor risikoen er knyttet til en del av driften, f.eks. en avdeling med stor forurensningsfare, stilles det spesielle krav.
I helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen stilles det en del krav til dokumentasjon, som skal vise at aktuell risiko er ivaretatt. Eksempel på dette kan være:
Hovedutfordringen for store virksomheter er at et godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid krever at mange mennesker, flere avdelinger, kanskje spredt geografisk, må involveres. Enkelte avdelinger kan ha høy risiko som stiller større krav til informasjon, organisering og koordinering av arbeidet.
Det er spesielt viktig at offentlige virksomheter og kontor- og servicevirksomheter tilpasser helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet til egne problemstillinger. Dette kan være flere problemer: organisatoriske (samarbeid, trivsel), miljø (papiravfall, energi), inneklima, ergonomi (arbeidsstillinger, «musesyken») etc.
Myndighetene fører kontroll med at kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppfylles. Myndighetene skal være åpne for ulike måter å organisere det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet på, og skal legge dette til grunn for tilsynet.
Tilsynsmyndighetene skal informere og veilede om forskriftenes krav og prinsippene for det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, men har ikke noen konsulentrolle. Alle parter tjener på en god dialog. Bransje-, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner kan gi virksomhetene veiledning i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet.
Flere tilsynsetater kan føre tilsyn i samme virksomhet. Dette betyr for eksempel at Statens forurensningstilsyn og Arbeidstilsynet kan komme samtidig på tilsynsbesøk. De kan også komme hver for seg, men ha en avtale om ikke å legge besøkene for tett opp til hverandre. Tilsynsetatene skal følge samme retningslinjer ved tilsyn og samordne sine aktiviteter overfor virksomhetene.
Systemrevisjon skal være en grundig og systematisk granskning av virksomheten, hvor tilsynsmyndighetene fastslår om det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer tilfredsstillende. En systemrevisjon medfører at myndighetene gjennomgår og gjør seg kjent med virksomhetens dokumenterte helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid før de kommer på besøk.
Verifikasjon er at tilsynsmyndighetene besøker virksomheten for å forsikre seg om at det er samsvar mellom det dokumenterte helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og praksis, sammenholdt med kravene i lover og forskrifter.
Dersom det oppdages brudd på regelverket, ved f.eks systemrevisjon eller verifikasjon, må virksomheten iverksette tiltak for å rette opp dette. Samtidig må det vurderes om rutinene for å hindre gjentagelser må endres.
Ved overtredelse av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen kan tilsynsmyndighetene reagere med ulike midler, blant annet pålegg, tvangsmulkt, forurensningsgebyr og/eller politianmeldelse. Valg av reaksjonsmiddel vil ofte være avhengig av skjønn. Hvilken lov eller forskrift som er overtrådt, hvor alvorlig overtredelsen er og hvilken type virksomhet det gjelder, har betydning for valg av reaksjonsmiddel.
Pålegg er en skriftlig ordre til virksomheten om å rette opp forhold som er i strid med helse-, miljø- og sikker-hetslovgivningen. Dersom pålegget ikke etterkommes til en fastsatt frist, kan tilsynsmyndighetene gi tvangsmulkt.
Tvangsmulkt er et pressmiddel for å få gjennomført pålegget og virker på liknende måte som f.eks. dagsbøter ved forsinkede leveranser.
Virksomhetene har rett til å klage på pålegg, tvangsmulkt og forurensningsgebyr. Tilsynsmyndighetene skal opplyse hvem som er klageinstans i hvert tilfelle. NB! Klagefrister må overholdes! Om nødvendig, søk om forlengelse av fristen, ikke oversitt den!