Veiledning til internkontrollforskriften (fulltekst)

Innledning

Hensiktsmessig organisering av arbeidet, klare ansvarsforhold, godt samarbeid, ryddige lokaler, sikre produkter og forbrukertjenester gir kvalitet i arbeidet og bedre resultater. Det er dette systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll) egentlig dreier seg om. Noen som følger opp, også hvis noe går galt, er kvalitetsarbeid i praksis.

De beste resultater kommer med systematiske forbedringer, ikke ved skippertak. Riktig gjort første gang lønner seg. Det er dårlig butikk å ta sjanser. Det er bedre og billigere å forebygge enn å reparere.

Det er viktig at alle deltar aktivt i arbeidet samtidig som ledelsen må ta sitt ansvar. Kunnskap og kompetanse må vedlikeholdes – det er en forutsetning for å få et systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet til å fungere.

Lykke til med en bedre hverdag!

Hvordan innføre og utøve systematisk
helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid?

Gjelder dette meg?
Forskriften gjelder den som er ansvarlig for virksomheten, arbeidstakere og tillitsvalgte både i offentlige og private virksomheter. Den kan også gjelde for enmannsbedrifter. Forskriften gjelder også dersom dine produkter eller tjenester kan skade kunder eller brukere. Den gjelder ikke for privatpersoner eller forbrukere.

Figuren illustrerer at det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal tilpasses forholdene i virksomheten.Ved lav risiko og få ansatte er arbeidet enkelt å gjennomføre.Ved høy risiko, for eksempel dykking, blir arbeidet mer omfattende. Det samme gjelder ved lav risiko, men mange ansatte.Figuren illustrerer at det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal tilpasses forholdene i virksomheten.Ved lav risiko og få ansatte er arbeidet enkelt å gjennomføre.Ved høy risiko, for eksempel dykking, blir arbeidet mer omfattende. Det samme gjelder ved lav risiko, men mange ansatte.

 

Arbeidet må tilpasses den enkelte virksomhet
Hvis din virksomhet passer inn i det mørkeste feltet på figuren, kan du følge beskrivelsen fram til «Virksomheter med høy risiko/mange ansatte».

Passer virksomheten inn i ett av de to lysere feltene, er helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet mer omfattende. Noen av kravene er omtalt nedenfor, og det finnes også mer utfyllende opplysninger i kommentarene til forskriften (se lenke i den høyre margen).

Ansvarlig for virksomheten
Du skal som ansvarlig for virksomheten sørge for å ta initiativ, motivere og legge forholdene til rette for innføring og oppfølging av arbeidet med helse, miljø og sikkerhet.

Arbeidstakere og deres representanter
Du har som arbeidstaker rettigheter og plikter og spiller en sentral rolle i arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. For å oppnå et godt resultat er det nødvendig at arbeidstakerne deltar i planleggingen, den daglige driften, i kartlegging og med å finne gode løsninger.

Dette kan skje gjennom verneombud (VO), arbeidsmiljøutvalg (AMU), tillitsvalgte eller andre ansatte.

 

Hvordan gå fram?

Arbeidet med systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid kan legges opp på følgende måte:

Igangsette

  • ta initiativ til arbeidet

  • informere, medvirke og motivere

  • sette mål og beskrive ansvar og myndighet

  • organisere og planlegge innføringen

Kartlegge

  • skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter

  • kartlegge eksisterende rutiner for helse, miljø og sikkerhet

  • systematisere og oppbevare dokumenter

  • kartlegge problemområder

Planlegge og prioritere tiltak

  • lage handlingsplan for gjennomføring

Følge opp

  • gjennomføre tiltak

  • rette opp feil og mangler

  • gjøre forbedringsarbeidet til en naturlig del av den daglige driften

  • foreta jevnlig gjennomgang

 

1: Igangsette

Ta initiativ til arbeidet
Du må som ansvarlig for virksomheten ta initiativ til å starte arbeidet, men arbeidet må skje i samarbeid med arbeidstakerne. Sørg for at alle informeres på et tidlig tidspunkt om hva som skal skje. Grundig og god informasjon åpner for samarbeid og gir det beste resultatet.

Informere og motivere
Du må som arbeidstaker delta i prosessen. Det er en viktig forutsetning at du som har daglig befatning med problemer, bidrar med dine erfaringer og forslag til løsninger, for eksempel i utforming av og ajourføring av rutiner. Dette sikrer at rutinene stemmer med virkeligheten.

Sette mål og beskrive ansvar og myndighet
Det må settes mål for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Målene (se illustrasjon) må skrives ned, de er forpliktende og gir signal om at virksomheten tar arbeidet på alvor. Når det foreligger en oversikt over problemer og farer, må det settes konkrete mål.

Oppgaver, ansvar og myndighet må avklares. Personer med ansvar må også ha kunnskap og myndighet til å følge opp. Oversikt over organiseringen skal være skriftlig og kan formuleres som vist i illustrasjonen.

Eksempel på målformulering og beskrivelse av organisering:

Mål
Vi vil forebygge ulykker, miljø- og helseskader for å skape trivsel på arbeidsplassen. Driften skal gi minst mulig påvirkning på det ytre miljø. Våre produkter og tjenester skal være sikre for våre kunder. Dette skal skje ved at helse, miljø og sikkerhet planlegges og prioriteres på lik linje med produksjon, service og økonomi.
Organisering
Daglig leder har et overordnet ansvar for at de lover og forskrifter virksomheten er underlagt, følges opp. Arbeidsleder har ansvar for å følge opp og iverksette tiltak under sitt område og rapporterer til daglig leder. Ansatte har et ansvar for å melde fra til nærmeste overordnede om saker vedrørende helse, miljø og sikkerhet som ikke løses direkte.

 

Organisere og planlegge innføringen
Nedsett gjerne en bredt sammensatt gruppe og sørg for at én får ansvar og myndighet til å drive arbeidet fremover.

2: Kartlegge

Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter
Det er mange lover og forskrifter. Det er derfor viktig å finne ut hvilke som gjelder for virksomheten og dens produkter og tjenester. Kontakt tilsynsmyndighetene eller benytt www.regelhjelp.no hvis du er i tvil.

Kartlegge eksisterende rutiner for helse, miljø og sikkerhet
Neste skritt er å få oversikt over hvilke rutiner som allerede finnes. Det kan for eksempel være rutiner for opplæring, bruk av verneutstyr, bruk av maskiner, renhold av arbeidslokaler, avfallshåndtering og brannøvelser.

Systematisering og oppbevaring av dokumenter
Det er krav om at eksisterende dokumentasjon skal systematiseres og oppbevares slik at den er tilgjengelig. Eksempler på slik dokumentasjon er: arbeidsavtaler, skade- og sykefraværsregistreringer, kursbevis for verneombudsopplæring, rutiner for å sikre at produktet er i samsvar med sikkerhetskrav, avtale om avfallshåndtering og brannverndokumentasjon.

Hva er risiko?
Med risiko menes muligheten for at noe uønsket skal skje og hvilke følger dette kan få. Det dreier seg ikke bare om store ulykker, men for eksempel om samarbeidsproblemer, belastningslidelser, sykdom, fare for forurensning, osv.
Risikoanalyse
En enkel risikoanalyse i din virksomhet kan være at du stiller tre enkle spørsmål:
Hva kan gå galt?
Hva kan vi gjøre for å hindre dette?
Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom noe skjer?

 

Kartlegge helse-, miljø- og sikkerhetsutfordringer
Kartlegging av helse-, miljø- og sikkerhetsutfordringer er alt fra undersøkelser av hvordan arbeidet er organisert og hvordan medarbeiderne trives og samarbeider, til undersøkelser av fysiske forhold. Er det noe i den daglige drift som kan være skadelig? Hvor stor er risikoen? Det kan gjelde risiko for fysiske belastningslidelser, andre slags yrkessykdommer eller personskader, ulike psykiske belastninger, personalkonflikter, støy, risiko for brann, fare for forurensning av det ytre miljø, skade på kunde/bruker som følge av virksomhetens produkter og tjenester osv.

Et kartleggingsskjema kan brukes som en rettesnor for hva du skal se etter, og gir dessuten oversikt over hva som er gjort og hva som bør gjøres. Skjemaet bør tilpasses virksomheten. Det kan for eksempel se slik ut:

OmrådeOKMå forbedresKommentar
Organisatorisk/fysisk arbeidsmiljø      
Sykefravær   Kartlegge årsak
Personalkonflikter    
Tunge løft   Skaffe løftebord
Orden og ryddighet      
Håndtering av avfall   Mye blanding av avfall - innskjerpe sortering
Lager for kjemikalier    
Skilting og informasjon Rettet opp fra forrige runde
Vedlikehold/renhold   Dårlig, innskjerpe rutinene
Brann og forurensning      
Rømningsveier   Er ryddet
Brannslukkingsapparat   Dårlig, lag ny rutine
Oljefyringsanlegg   Nedgravd oljetank
- sjekke for lekkasjer
Elektrisk anlegg      
Ledninger   Løs ledning i produksjonen
Lysarmatur   Defekt armatur i produksjonen
Elektriske produkter    

NB! Skriftlig materiell fra kartleggingen skal systematiseres og oppbevares slik at det er tilgjengelig. Det kan være brev, rapporter, resultater fra støy- og luftmålinger eller resultater av målinger av det ytre miljø, referater fra personalmøter, utfylte sjekklister etter vernerunder osv.

Bedriftshelsetjenesten eller annen sakkyndig bistand kan ofte hjelpe til med kartleggingen. Dersom avansert utstyr eller spesialkompetanse er nødvendig, må det hentes inn hjelp utenfra.

3: Planlegge og prioritere tiltak

Kartleggingen gir oversikt over hva som bør forbedres. Neste skritt er at den som er ansvarlig for virksomheten, arbeidstakerne og deres representanter i samarbeid planlegger og prioriterer tiltak. Verneombud og arbeidsmiljøutvalg skal benyttes der disse finnes. For at resultatet skal bli vellykket er det viktig at den som til daglig står overfor problemet, deltar i planleggingen.

Planen skal være skriftlig og vise hvordan virksomheten vil fremme helse, miljø og sikkerhet. Den må gjøres kjent for alle som blir berørt. Den skal inneholde hva som skal gjøres, av hvem og når (se illustrasjon). Planen skal sikre at tiltakene blir gjennomført til avtalt tid. Derfor må én person få ansvaret for å følge opp handlingsplanen og sørge for at tidsfristene overholdes.

Eksempel på handlingsplan:

Hva HvemNår
Skaffe løftebord ON Sept
Informere om avfallsrutiner og renholdsrutiner PO Aug
Kjøpe nye brannslukkingsapparater KO Aug
Gjennomføre tilstandskontroll av oljetanken PO Aug
Kontakte el-installatør for å reparere PO Aug

4: Følge opp

Gjennomføre tiltak
Selve gjennomføringen av planlagte og prioriterte tiltak er den viktigste delen av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Handlingsplanen som vist i eksemplet foran, kan brukes for å sikre at tiltakene gjennomføres til rett tid.

Gjør forbedringsarbeidet til en naturlig del av den daglige driften
Som ansvarlig for virksomheten har du plikt til å følge opp at det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer. Det betyr jevnlig kartlegging, planlegging av tiltak, oppfølging av at tiltak gjennomføres og at ønskede resultater oppnås.

Som arbeidstaker har du plikt til å melde fra om feil og mangler, og du kan gjerne komme med forslag til forbedringer. Den som kjenner problemet har ofte best forutsetning for å finne gode løsninger.

Hvordan rette opp feil og mangler
Det skal være en skriftlig rutine (se illustrasjon) for hvordan virksomheten skal rette opp og hindre gjentakelse av feil og mangler. Det er viktig å lære av feil som gjøres og mangler som oppdages, slik at de ikke gjentas.

Må for eksempel vedlikeholds- eller rapporteringsrutiner forbedres?

Eksempel på handlingsplan:

Håndtering av feil og mangler
Formål:
Vi skal sørge for å håndtere feil og mangler slik at vi lærer av dem og forebygger at de oppstår på nytt.

Meld fra om feil og mangler til nærmeste overordnede. Feil og mangler skal rettes opp der problemet oppstår i bedriften.

NB! Husk å føre opp tiltakene som skal til for å rette opp feil og mangler i handlingsplanen. Disse følges opp på mandagsmøtene.

 

Gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
I tillegg til den jevnlige oppfølging (for eksempel vernerunder, personalmøter) må virksomheten, minst en gang i året, foreta en mer omfattende gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og vurdere om det fungerer i praksis.

Virksomheten skal ha en skriftlig rutine for gjennomgangen (se illustrasjon). Resultatene fra gjennomgangen skal oppbevares lett tilgjengelig. Formålet er å finne svakheter og mangler og utbedre dem.

Det er viktig å finne årsaken og sikre seg mot at det samme skjer igjen.

Eksempel på skriftlig rutine for gjennom gang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet:

Gjennomgang

Daglig leder har ansvar for at helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer effektivt. En grundig vurdering og gjennom-gang foretas en gang i året i et møte mellom daglig leder, verneombud og representant fra bedriftshelsetjenesten.

Før dette møtet må alle forhold i tilknytning til helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet være kartlagt.

På møtet tar vi opp:
  • resultatene fra kartleggingen og feil og mangler for siste år
  • om eksisterende rutiner er gode nok og følges
  • opplæringsbehov for neste år
  • om mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet er nådd og sette nye mål for neste år
  • nye krav i lov og forskrift
  • handlingsplan med tiltak for neste år
  • nødvendig oppdatering av dokument

Etter kartleggingen skal det settes konkrete mål på det som kan forbedres, i tillegg til overordnet mål. Dette kan for eksempel være: En reduksjon i sykefraværet fra 7 til 6 % neste år, redusere avfall med 5 % neste år, ingen branntilløp osv. Ved neste gjennomgang må det vurderes om de mål som er satt ble nådd, og igjen settes nye.

Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer kontinuerlig innsats for forbedringer, noe alle tjener på. Ved å legge forholdene til rette for deltakelse og engasjement fra arbeidsmiljøutvalg, verneombud og tillitsvalgte, der dette finnes, vil disse være en ressurs. Dette gjelder både i oppfølgingen av det daglige HMS-arbeidet og ved den jevnlige gjennomgangen.

Virksomheter med høy risiko/mange ansatte

Teksten så langt har omfattet virksomheter med få ansatte og lav risiko. Virksomheten må selv vurdere hvilken risiko driften medfører. Størrelse, driftsform, arbeidsmetoder, kunnskaper og ferdigheter varierer over tid. Hva dette betyr for helse-, miljø- og sikkerhetssituasjonen må virksomheten selv ha løpende oversikt over.

Risiko på et eller flere områder
Aktiviteter i virksomheten som kan medføre høyere risiko, krever større oppmerksomhet fra dem dette angår. Derfor er kravet til kartlegging, risikoanalyse og forebyggende tiltak mer omfattende enn det som er vist på de foregående sidene, både for store og små virksomheter. Der hvor risikoen er knyttet til en del av driften, for eksempel en avdeling med stor forurensningsfare, stilles det spesielle krav.

I helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen stilles det en del krav til dokumentasjon, som skal vise at aktuell risiko er ivaretatt. Eksempel på dette kan være:

  • stoffkartotek med sikkerhetsdatablad
  • truckføreropplæring/kranføreropplæring
  • opplæring for asbestsanering
  • dokumentasjon på utført vedlikehold på farlige maskiner/utstyr (for eksempel truck, kran, trykktanker, brannslukningsapparater, sprinkleranlegg, brannvarslingsanlegg, ventilasjonsanlegg)
  • brannverndokumentasjon (opplæring, øvelser)
  • beredskapsdokumentasjon
  • risikoanalyser
  • utslipps- og/eller driftstillatelser

Virksomheter med mange arbeidstakere
Hovedutfordringen for store virksomheter er at et godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid krever at mange mennesker, flere avdelinger, kanskje spredt geografisk, må involveres. Enkelte avdelinger kan ha høy risiko som stiller større krav til informasjon, organisering og koordinering av arbeidet.

Offentlig, kontor- og servicevirksomhet
Det er spesielt viktig at offentlige virksomheter og kontor- og servicevirksomheter tilpasser helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet til egne problemstillinger. Dette kan være flere problemer: organisatoriske (oppgavefordeling, kompetanse, ansvarsavklaring, samarbeid), miljø (papiravfall, energi), inneklima, ergonomi (arbeidsstillinger, «musesyken») osv.

Møte med myndighetene

Myndighetene fører kontroll med at kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppfylles. Myndighetene skal være åpne for ulike måter å organisere det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet på, og skal legge dette til grunn for tilsynet.

Tilsynsmyndighetenes rolle
Tilsynsmyndighetene skal informere og veilede om forskriftenes krav og prinsippene for det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, men har ikke noen konsulentrolle. Alle parter tjener på en god dialog. Bransje-, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner kan gi virksomhetene veiledning i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet.

Samordning av tilsynet
Flere tilsynsetater kan føre tilsyn i samme virksomhet. Dette betyr for eksempel at Klima- og forurensningsdirektoratet og Arbeidstilsynet kan komme samtidig på tilsynsbesøk. De kan også komme hver for seg, men ha en avtale om ikke å legge besøkene for tett opp til hverandre. Tilsynsetatene skal følge samme retningslinjer ved tilsyn og samordne sine aktiviteter overfor virksomhetene.

Systemrevisjon
Systemrevisjon skal være en grundig og systematisk granskning av virksomheten, hvor tilsynsmyndighetene fastslår om det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer tilfredsstillende. En systemrevisjon medfører at myndighetene gjennomgår og gjør seg kjent med virksomhetens dokumenterte helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid før de kommer på besøk.

Verifikasjon
Verifikasjon er at tilsynsmyndighetene besøker virksomheten for å forsikre seg om at det er samsvar mellom det dokumenterte helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og praksis, sammenholdt med kravene i lover og forskrifter.

Dersom det oppdages brudd på regelverket, ved f. eks systemrevisjon eller verifikasjon, må virksomheten iverksette tiltak for å rette opp dette. Samtidig må det vurderes om rutinene for å hindre gjentagelser må endres.

Reaksjoner
Ved overtredelse av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen kan tilsynsmyndighetene reagere med ulike midler, blant annet pålegg, tvangsmulkt, og/eller politianmeldelse. Valg av reaksjonsmiddel vil ofte være avhengig av skjønn.

Hvilken lov eller forskrift som er overtrådt, hvor alvorlig overtredelsen er og hvilken type virksomhet det gjelder, har betydning for valg av reaksjonsmiddel.

Pålegg er et vedtak om at virksomheten må rette opp forhold som er i strid med helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dersom pålegget ikke etterkommes til en fastsatt frist, kan tilsynsmyndighetene gi tvangsmulkt.

Tvangsmulkt er et pressmiddel for å få gjennomført krav som følger av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen eller av et gitt pålegg og virker på liknende måte som for eksempel dagsbøter ved forsinkede leveranser.

Adgang til å klage
Virksomhetene har rett til å klage på pålegg, tvangsmulkt og forurensningsgebyr.

Tilsynsmyndighetene skal opplyse hvem som er klageinstans i hvert tilfelle.

NB! Klagefrister må overholdes! Om nødvendig, søk om forlengelse av fristen, ikke oversitt den!

 

 

 

Se også

Kommenterer forskrift